自動振り分けしないメール管理方法
タスク管理方法はなかなかうまく出来てないのですが、メール管理方法は自分の中で確立していて同じ方法で10年くらい続いているので、紹介します。
現在の自分のメール状況は以下の通り。
- 日々、500件程度のメールが来る
- 連絡メールだけでなく、コミット通知やタスク管理ツールからの更新情報なども多い
管理方法は以下の通り。
- すべてのメールは受信箱に一括受信
- 必要最小限の振り分け用フォルダを用意して、そこに手動で振り分け
- 振り分けはファンクションキーの一発で即時
- 作業や連絡などのアクションが必要なものは、受信箱に残しておく
大量のメールを手動で管理していることになりますが、
auto hot keyを使って、ファンクションキーを各フォルダに振り分ける機能に割り当てることで、 振り分け作業を出来る限り高速化するようにしています。
この方法のメリットは以下の通り。
- すべてのメールを一読できるので、見忘れが起こらない
- 一瞬見るだけなので、ほとんど時間はかからない(0.5sec×500件=5分以内)
- 受信箱が行動すべきアクションリストになる →受信箱を空にすることが気持ちいい
GTD的なinbox一元管理と、速読的な一瞬の画でも頭に残るようなところが組み合わされていて、個人的にはいいやり方だと思っています。
